Preguntas frecuentes

Para cada conexión, hay una pequeña descripción de lo que proporciona: la principal diferencia es que:

1. Trabajamos con 3 proveedores distintos: Arcopay, GoCardLess y Wealth Reader. Todos ellos autorizados por el Banco de España.

2. Existen 2 tipos de conexión:

   • Acceso directo: devuelve saldo y todo tipo de productos bancarios (cuentas corrientes, tarjetas, préstamos...)

   • Open Banking (PSD2): devuelve movimientos sin saldo y solo para cuentas corrientes.

Más información aquí: Tipos de conexión bancaria

La sincronización automática se realiza aproximadamente cada 6 horas (4 veces al día). Además, puedes forzar una sincronización manual desde el panel de bancos en cualquier momento.

Más información aquí: Sincronización bancaria

Los errores de sincronización suelen deberse a cambios introducidos por el propio banco. Banktrack trabaja con proveedores de conexión bancaria para resolverlos. Según el tipo de error:

• Error temporal (naranja): suele resolverse solo en la siguiente sincronización automática. Espera unas horas.

• Error permanente (rojo): puede requerir reconectar el banco. Ve a la configuración del banco y pulsa en reconectar.

• Sincronización en horario restringido: algunos bancos solo permiten la sincronización en determinadas franjas horarias (por ejemplo, de 00:00 a 07:00). Intenta forzar la sincronización en ese horario.

Si el problema persiste varios días, contacta con soporte. En muchos casos el proveedor ya está trabajando con el banco para solucionarlo.

Más información aquí: Errores y solución de problemas

Por defecto la sincronización con los bancos sólo nos proporciona un par de meses de datos, pero en algunos bancos puedes forzar una "sincronización histórica" siguiendo los pasos que ves aquí:

Sincronización bancaria

Esto debería proporcionarte al menos un año de transacciones históricas, dependiendo del banco.

Sin embargo, lo máximo que proporcionan los bancos es 2 años de histórico. Si necesitas más histórico puedes importarlo a Banktrack siguiendo estos pasos:

Importar transacciones

Si tu banco solicita un código de verificación cada vez que se sincroniza, te recomendamos dejarlo en sincronización manual, ya que la sincronización automática no podrá completar el paso de verificación y dará error repetidamente.

Desde los Ajustes de la cuenta del banco manual puedes introducir un saldo inicial para que coincida con el saldo actual de la cuenta.

Tienes varias opciones:

• Escáner de facturas: sube PDFs o imágenes desde la sección Facturas y el OCR las procesa automáticamente.

• Conexión con Gmail: conecta tu cuenta de Gmail para que las facturas recibidas por email se importen automáticamente.

• Importación masiva: importa facturas desde un archivo Excel o CSV.

Más información aquí: Escáner para subir facturas

Accede a Facturas en el menú lateral y pulsa Nueva factura. Rellena los datos del cliente, conceptos, importes e impuestos. Puedes emitir facturas ordinarias, proformas y presupuestos.

Más información aquí: Emitir facturas

Una factura aparece como pagada cuando se ha marcado manualmente el check de pagado o cuando se le ha asociado una transacción bancaria (conciliación). No se marca automáticamente.

La factura debe estar validada previamente (fechas, importes e impuestos correctos). Después, desde la sección de conciliación, busca la transacción bancaria correspondiente y vincúlala. Asegúrate de que:

• El importe y la fecha coincidan.

• La transacción no esté ya conciliada con otra factura.

• La factura no esté ya marcada como pagada manualmente (si lo está, quita el check antes de conciliar).

Más información aquí: Conciliar facturas

Al duplicar una proforma, es fundamental revisar y validar manualmente todos los importes antes de guardar la nueva factura, ya que el sistema puede mantener los datos originales. Si persiste el problema, guárdala primero como borrador, revisa los importes y después emítela.

Ten en cuenta también que la serie de numeración no se conserva al duplicar: deberás introducirla de nuevo.

Actualmente Banktrack no permite automatizar el envío periódico de facturas. Sin embargo, puedes guardar una factura como borrador y reutilizarla como base para futuras facturas duplicándola.

Puedes consultarlo en Configuración > Ajustes > Suscripción, donde se muestra el detalle de documentos incluidos en tu plan y los límites asociados.

Efectivamente, los campos tienen un límite máximo de caracteres y no es posible ampliarlo. Las soluciones habituales son abreviar los textos o dividir la información entre varios apartados de la factura.

Verifactu es el sistema de facturación electrónica exigido por la normativa española. Banktrack está integrado con Verifactu para que las facturas emitidas cumplan con los requisitos de la AEAT.

Más información aquí: Qué es y cómo funciona

Más información aquí: Configurar Verifactu en Banktrack

Los rechazos suelen estar relacionados con errores en los datos fiscales. Revisa lo siguiente:

• Acuerdo firmado: descarga el PDF del acuerdo, fírmalo y vuélvelo a subir.

• NIF/CIF: verifica que el tipo de identificación sea correcto. Si el cliente tiene NIE, selecciona "NIF español" (que incluye DNI y NIE) en lugar de "DNI extranjero".

• Régimen y calificación: asegúrate de que los campos de régimen fiscal y calificación de la operación estén correctamente rellenados.

En el desplegable de tipos de IVA, selecciona la opción "IVA (0% - Inv. Suj. Pasivo)" o la variante que indique "inversión del sujeto pasivo".

Más información aquí: Tipos de impuestos

Cuando el IVA está en modo exento, el campo de régimen no se rellena automáticamente y debes completarlo manualmente. Consulta con tu gestoría si el régimen exento es correcto para tu caso. Actualmente no es posible establecer un régimen por defecto automáticamente para todas las facturas.

Puedes añadir el logotipo de tu empresa desde Facturas > Configuración de facturas > Valores por defecto. El resto de la plantilla es estándar para cumplir con los requisitos de Verifactu.

La compatibilidad con TicketBAI está en desarrollo. Consulta con soporte para conocer el estado actual.

Desde la sección Etiquetas del menú lateral, puedes crear tus propias categorías de ingresos y gastos para clasificar las transacciones como necesites.

Más información aquí: Cómo crear una categoría personalizada

Puedes crear reglas automáticas que asignen categorías, etiquetas, contactos o marquen como "no contable" según condiciones como el concepto, importe, tipo (ingreso/gasto) o cuenta bancaria.

Más información aquí: Crear automatizaciones

Las reglas se pueden aplicar retrospectivamente con el botón 🔄 Aplicar retrospectivamente. Sin embargo, solo se aplican a transacciones que coincidan exactamente con las condiciones configuradas y que no hayan sido ya categorizadas o procesadas por otra regla.

Revisa lo siguiente:

• Que el tipo de condición sea correcto (por ejemplo, "por concepto" y "contiene").

• Que el texto de la condición coincida exactamente con el concepto de las transacciones.

• Que las transacciones no estén ya categorizadas manualmente.

Útil por ejemplo para cuentas fiduciarias. Tienes dos opciones:

1. Ocultar la cuenta: desde la configuración del banco, oculta la cuenta. No se verán sus movimientos en ningún sitio.

2. Marcar transacciones como "No contable": crea una regla automática de tipo personalizado para esa cuenta que marque todas sus transacciones (ingresos y gastos) como "No contable". Así verás los movimientos pero no afectarán a los totales. Para configurarla: tipo personalizado → condición: la cuenta del banco → acción: marcar como "No contable" para ingresos O gastos.

Más información aquí: Crear automatizaciones

Desde la sección Escenarios, puedes planificar tu flujo de caja futuro. Puedes crear operaciones (pagos o cobros recurrentes o puntuales) asociadas a contactos, y estas se reflejarán en el calendario y en la previsión de caja.

Más información aquí: Cómo hacer una previsión a futuro

Utiliza Operaciones: crea un contacto (por ejemplo, el banco o prestamista) y asócialo con los pagos, ya sean puntuales o recurrentes. Estos aparecerán automáticamente en el calendario.

Más información aquí: Cómo crear operaciones

Para previsiones de gasto generales (por ejemplo, "viajes") donde no hay un contacto concreto, es más recomendable usar los Objetivos: haz clic en la celda correspondiente del mes en Escenarios, selecciona "Objetivo" e introduce el importe directamente. También puedes poner "Calculado" para crear fórmulas basadas en datos históricos.

En el mes actual, Escenarios toma el valor de las transacciones reales (no de las operaciones). Esto es normal. Para ver las operaciones pendientes, haz clic en la celda correspondiente del mes.

Si los meses anteriores también aparecen a 0, revisa la fecha de inicio de sincronización del banco en su configuración.

Los importes del calendario pueden incluir cargos duplicados si tienes activado el producto de tarjeta de crédito, ya que pueden aparecer tanto los movimientos individuales como el cargo global de fin de mes. Revisa la configuración de tus productos bancarios.

Puedes importar transacciones mediante un archivo CSV siguiendo la plantilla proporcionada por Banktrack, o añadirlas una a una de forma manual creando un banco manual.

• Importar transacciones

• Cómo añadir una transacción de forma manual

Desde el buscador de transacciones, selecciona la transacción y márcala como "ignorada". También puedes hacerlo en bloque seleccionando varias transacciones a la vez, o crear una regla automática para ignorar automáticamente ciertas transacciones.

Más información aquí: Cómo ignorar una transacción

Desde la sección de transacciones, utiliza el botón Exportar para descargar tus movimientos.

Más información aquí: Cómo exportar transacciones

Crea un banco manual y añade las transacciones de efectivo manualmente. No es necesario emitir facturas para ello.

Más información aquí: Cómo añadir una transacción de forma manual

• Dashboard: es un panel visual en tiempo real, personalizable con gráficos, tablas, listas de saldos, presupuestos, etc. Se consulta directamente en la plataforma.

• Informe: es un documento que se genera y envía automáticamente (por email u otros canales) con la periodicidad que elijas: diaria, semanal o mensual.

Accede a Dashboards en el menú lateral, elige uno predefinido o crea uno en blanco, y añade los bloques que necesites: gráficos de ingresos y gastos, evoluciones, presupuestos, listas de saldos, tablas, etc.

Más información aquí: Dashboards y paneles personalizados

Desde Informes > Añadir informe, configura el nombre, la periodicidad (diaria, semanal, mensual), la hora de envío y los bloques de contenido (listas, tablas, gráficos).

Más información aquí: Crear informes personalizados

En los gráficos, la variable "Transacciones" muestra el resultado neto (cobros menos pagos). Selecciona esa variable al configurar un gráfico de línea o barras. En las tablas también puedes incluirla como columna.

Banktrack gestiona el IVA a través del módulo de Facturas, no directamente desde las transacciones bancarias. Si no usas el módulo de facturación, una alternativa es etiquetar los gastos con etiquetas como "Gastos con IVA" y luego visualizar el balance por etiqueta en los dashboards.

La categoría "Otros" que ves en los gráficos de Donut es una agrupación del resto de categorías que, por temas de espacio y usabilidad, no entran. Si quieres ver esas transacciones puedes crearte un bloque de tipo "Tabla" desagregado por categorías y ahí podrás ver el detalle de todas.

Desde Configuración > Usuarios, puedes invitar a otros usuarios a tu espacio de trabajo proporcionando su email. El número de usuarios disponibles depende de tu plan.

Más información aquí: Cómo añadir usuarios adicionales

Los espacios de trabajo sirven para separar empresas o proyectos en paneles completamente independientes, cada uno con sus propios bancos, usuarios, categorías y dashboards. Desde una sola cuenta puedes acceder a diferentes espacios de trabajo sin necesidad de crear cuentas separadas.

Más información aquí: Cómo añadir un espacio de trabajo

Si el usuario invitado ya tenía una cuenta previa en Banktrack, puede haber un conflicto. En ese caso, que recargue la página tras recibir la invitación. Si sigue sin funcionar, elimina la invitación y vuelve a enviarla. También verifica que estés añadiendo al usuario al espacio de trabajo correcto desde la sección Espacios de trabajo.

Accede a Configuración > Ajustes > Suscripción para ver tu plan actual, documentos incluidos, métodos de pago y facturas emitidas por Banktrack.

Más información aquí: Cómo gestionar mi suscripción a Banktrack

Accede a Configuración > Ajustes > Suscripción desde app.banktrack.com. Allí encontrarás la opción para gestionar tu método de pago a través de Stripe.

En Configuración > Ajustes > Suscripción > Ver Facturas puedes ver y descargar todas las facturas emitidas por Banktrack.

Para cancelar tu suscripción, contacta con soporte a través del chat o email. El equipo procesará la baja.

Los precios y planes están disponibles en banktrack.com/precios y en la documentación:

Planes y precios

Desde la sección Contactos del menú lateral, pulsa en añadir contacto y rellena los datos. Puedes también importar contactos en masa desde un archivo.

• Cómo crear un contacto

• Cómo importar contactos

Revisa en el contacto que el tipo de identificación sea correcto. Si el cliente tiene NIE, selecciona "NIF español" (que incluye tanto DNI como NIE) en lugar de "DNI extranjero". Asegúrate también de que la fecha de operación sea correcta. A veces, recargar la página y recargar el borrador soluciona errores temporales relacionados con la validación de la AEAT.

No existe integración directa entre Banktrack y ERPs personalizados. Sin embargo, puedes exportar los datos de conciliación desde Banktrack con todo el detalle necesario para importarlos manualmente en tu ERP.

Sí, puedes conectar Holded con Banktrack para sincronizar contactos, facturas y etiquetas.

Más información aquí: Cómo conectar con Holded

Sí, se sincronizan automáticamente facturas y contactos para que puedas hacer previsiones de tesorería en Banktrack.

La API está planificada pero actualmente no está disponible. Por el momento, la alternativa es exportar datos manualmente o utilizar las integraciones existentes.

Actualmente no existe integración con Stripe ni con plataformas similares para añadir enlaces de pago directamente en las facturas emitidas. El método de pago se indica como texto informativo en la factura.

Desde la sección Alertas del menú lateral, pulsa Añadir alerta y configura las condiciones: por tipo de transacción (ingreso/gasto con un importe determinado), cargo duplicado, saldo, o personalizada. Las alertas se envían por los canales que configures (email, Telegram, WhatsApp, etc.).

Más información aquí: Crear una alerta personalizada

Sí, Banktrack permite conectar canales de comunicación como WhatsApp, email y Telegram para recibir alertas e informes.

Más información aquí: Cómo conectar un canal

Actualmente no existe una app nativa para móviles. Sin embargo, la web es completamente responsive y se adapta a cualquier dispositivo. Se recomienda crear un acceso directo desde el navegador a app.banktrack.com en la pantalla de inicio de tu dispositivo para tener un acceso rápido similar a una app.

Sí, tienes disponibles:

• Documentación completa: docs.banktrack.com

• Webinar de formación en vídeo: Ver webinar en YouTube

• Masterclass de Paneles Financieros: Masterclass Paneles Financieros

• Videollamadas personalizadas: puedes solicitar una demostración o sesión de soporte a través del chat.