Cómo crear un contacto

1. Acceso a la sección de contactos

1. En el menú lateral izquierdo, entra en Contactos.

2. Desde esta vista verás el listado completo de contactos (empresas, autónomos y particulares) con su nombre, tipo y otra información relevante.

3. En la parte superior derecha encontrarás el botón “Crear contacto”.

Además del alta manual, desde la flecha junto a Crear contacto puedes:

• Importar contactos desde un archivo Excel o CSV.

• Copiar contactos a otros espacios de trabajo si gestionas varias compañías dentro de Bantrack.

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2. Crear o editar un contacto

Al pulsar Crear contacto (o al editar uno existente), se abre el formulario de contacto.
El formulario está dividido en tres pestañas:

1. General

2. Datos de facturación

3. Valores por defecto

Es recomendable completar la mayor cantidad de información posible para mejorar:

• La calidad de los datos en las facturas emitidas.

• La identificación automática de contactos al escanear facturas.

• La categorización y conciliación de las transacciones bancarias.

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3. Pestaña “General”

Aquí defines la información básica y el comportamiento automático del contacto.

3.1. Tipo y subtipo de contacto

• Tipo

  • Empresa

  • Autónomo

  • Particular

• Subtipo (según el tipo que selecciones):

  • Cliente

  • Proveedor

  • Empleado

  • Inversor

  • Socio

  • Entidad pública

  • Institución financiera

Esta clasificación te permitirá filtrar y localizar fácilmente los contactos, además de facilitar análisis posteriores.

3.2. Datos básicos

• Nombre
  Introduce el nombre fiscal del contacto.

  • Es el nombre que aparecerá tanto en las facturas emitidas como en las facturas escaneadas asociadas a este contacto.

• Página web (opcional)
  Campo informativo para tener localizada la web del contacto.

• Nota interna (opcional)

  • Espacio para anotar información relevante de uso interno:

    • Cuenta contable asociada (por ejemplo, “Cuenta contable – 670”).

    • Condiciones especiales, acuerdos, recordatorios, etc.

3.3. Asignar etiquetas a facturas y transacciones

Bloque: “Asignar etiquetas a facturas y transacciones”

• Permite que las etiquetas que definas se apliquen automáticamente:

  • A todas las facturas asociadas a este contacto.

  • A todas las transacciones asociadas a este contacto.

Funcionamiento:

1. Indica una o varias etiquetas (por ejemplo: “Software y suscripciones”, “Marketing”, “Viajes”, etc.).

2. Cuando asocies una factura o transacción a este contacto, Bantrack:

   • Aplicará de forma automática las etiquetas definidas en el contacto.

Ventaja:

• Ahorra tiempo en la categorización.

• Asegura consistencia en la clasificación de gastos e ingresos.

3.4. Asignar contacto a transacciones automáticamente

Bloque: “Asignar contacto a transacciones automáticamente”

• Permite que Bantrack vincule de forma automática este contacto a determinadas transacciones bancarias a partir de palabras clave.

Configuración:

1. Introduce una o varias palabras clave o keywords que suelan aparecer en el concepto del banco para este contacto.

   • Ejemplos:

     • Para Adobe: adobe

     • Para Amazon: amzn, amazon

2. Escribe varias palabras separadas por comas.

Funcionamiento:

• Cada vez que Bantrack detecte alguna de esas palabras en la descripción de una transacción bancaria:

  • Asignará automáticamente el contacto configurado.

  • Si el contacto tiene etiquetas asociadas, también se aplicarán automáticamente a esa transacción.

Beneficios:

• Reduce el trabajo manual de asignar contacto y etiquetas.

• Mejora la velocidad y precisión de la conciliación bancaria.

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4. Pestaña “Datos de facturación”

En esta pestaña se recogen todos los datos fiscales y de contacto necesarios para facturación y escaneado de facturas.

4.1. Documento de identificación

• Número de documento

• Tipo de documento, que puede ser:

  • NIF / CIF (España)

  • NIF intracomunitario (VAT / VIES)

  • Pasaporte

  • Documento de identidad extranjero

  • Certificado de residencia

  • Otro documento de identidad

  • No registrado en el censo

Completar correctamente esta información permite:

• Emitir facturas con los datos fiscales correctos.

• Mejorar el reconocimiento del contacto al utilizar el escáner de facturas.

4.2. Dirección y datos de contacto

Campos habituales:

• Dirección

• Código postal

• Ciudad

• Provincia

• País

• Email

• Teléfono

Cuantos más datos rellenes:

• Más completa será la información que aparecerá en las facturas.

• Más fácil será identificar al contacto en el escáner de facturas y mantener una base de datos ordenada.

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5. Pestaña “Valores por defecto”

Aquí defines la configuración que Bantrack utilizará por defecto al emitir facturas o escanear documentos vinculados a este contacto.

5.1. Cuentas de cobro y pago

• Cuenta de cobro

  • Se utiliza principalmente cuando el contacto es un cliente.

  • Define la cuenta contable donde se registrarán los cobros de este contacto.

• Cuenta de pago

  • Se utiliza cuando el contacto es un proveedor.

  • Define la cuenta contable donde se registrarán los pagos a este contacto.

Esto facilita que, al trabajar con facturas de ese contacto, se rellenen automáticamente las cuentas contables correctas.

5.2. Impuestos de venta y de compra

• Impuestos de venta

  • Se aplican cuando vendes a este contacto (facturas emitidas).

  • Puedes definir, por ejemplo, que siempre se use IVA 21% para este cliente.

  • Al crear una factura y seleccionar el contacto, el tipo de IVA se rellenará por defecto.

• Impuestos de compra

  • Se aplican cuando compras a este contacto (facturas recibidas / escaneadas).

  • Muy útil cuando trabajas con proveedores que:

    • Siempre tienen el mismo tipo de IVA.

    • Tienen IVA 0% (por ejemplo, operaciones intracomunitarias de servicios, exentas, etc.).

Funcionamiento con el escáner:

• Si el escáner no detecta impuestos en una factura de este contacto, pero el total coincide con el subtotal, Bantrack:

  • Utilizará el impuesto por defecto configurado en el contacto.

  • Ejemplo: si el impuesto por defecto es un 0% IVA intra de servicios, se aplicará ese tipo automáticamente.

5.3. Otros valores por defecto

• Idioma

  • Idioma preferido para la comunicación y/o documentación de este contacto.

• Moneda

  • Moneda habitual con la que operas con este contacto (por ejemplo, EUR, USD, etc.).

• Fecha estimada de vencimiento de las facturas

  • Permite definir un plazo estándar de cobro o pago para este contacto (por ejemplo, 30 días, 60 días…).

• Día de pago estimado del mes

  • Útil para proveedores a los que pagas en un día fijo cada mes (por ejemplo, día 15 o último día del mes).

  • Ayuda a estimar la tesorería futura y a planificar los pagos.

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6. Guardar y uso posterior del contacto

1. Una vez completadas las tres pestañas (General, Datos de facturación y Valores por defecto), pulsa Guardar.

2. El contacto se añadirá al listado de contactos y quedará disponible para:

   • Emitir facturas (como cliente).

   • Registrar y escanear facturas de compra (como proveedor).

   • Asociar transacciones bancarias, manualmente o de forma automática mediante palabras clave.

   • Aplicar etiquetas y cuentas contables por defecto, facilitando la clasificación y el análisis.

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7. Recomendaciones de uso

• Rellenar siempre los datos fiscales y de contacto al crear un nuevo contacto. De este modo evitas tener que editarlos más tarde y reduces errores en facturación.

• Definir etiquetas y palabras clave desde el principio para:

  • Automatizar la clasificación de gastos e ingresos.

  • Reducir el tiempo dedicado a la conciliación bancaria.

• Utilizar los impuestos por defecto en contactos recurrentes (especialmente los de IVA 0% o intracomunitarios) para evitar errores al escanear y contabilizar facturas.

• Revisar periódicamente la ficha de los contactos principales (clientes grandes, proveedores clave) para asegurarte de que:

  • Las cuentas contables asignadas siguen siendo correctas.

  • Los impuestos, idioma, moneda y condiciones de pago se mantienen actualizados.