Conciliar facturas
Almacena y asocia facturas a tus movimientos bancarios en Banktrack.
En Banktrack puedes almacenar todas tus facturas (de ingreso o de gasto) y asociarlas de manera sencilla a tus movimientos bancarios. Así conseguirás mayor trazabilidad y una gestión simplificada con tu gestoría.
Banktrack te permite:
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Enviar tus facturas a una dirección de correo personalizada, por Whatsapp o por Telegram para verlas directamente en tu cuenta.
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Escanear la factura y obtener los datos de forma automática, sin trabajo manual.
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Asociar las facturas a Clientes y Proveedores de tu lista de Contactos.
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Conciliar la factura con movimientos bancarios en un click.
¿Qué es conciliar una factura?
En Banktrack puedes almacenar todas tus facturas (de ingreso o de gasto) y asociarlas de manera sencilla a tus movimientos bancarios. Así consigues mayor trazabilidad y una gestión simplificada con tu gestoría.
Conciliar una factura significa vincularla con el movimiento bancario correspondiente (el cobro o el pago real en tu cuenta). Cuando la factura está conciliada, ves claramente:
- Qué facturas están pagadas o cobradas.
- Qué facturas están pendientes o vencidas.
- Qué transacciones bancarias corresponden a cada factura.
Cómo acceder a la sección de facturas
- En el menú lateral izquierdo de Banktrack, haz clic en Facturas.
- Verás un listado de todas las facturas que ya has subido:
- En verde, las facturas de cobro (ingresos).
- En rojo, las facturas de pago (gastos).
Desde esta sección también puedes:
- Crear nuevas facturas desde Banktrack.
- Subir facturas que ya tengas emitidas en PDF o imagen.
- Consultar el estado de cada factura (pendiente, pagada, vencida, etc.).
Formas de subir facturas a Banktrack
Banktrack te permite incorporar tus facturas de varias maneras para que puedas gestionarlas y conciliarlas después con tus movimientos bancarios:
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Arrastrar y soltar archivos
- Desde la sección Facturas, haz clic en Importar o utiliza la zona de subida.
- Arrastra y suelta tus facturas en formato PDF, JPG o PNG.
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Importar listados en bloque
- En Importar, también puedes subir ficheros CSV o Excel si tienes un listado de facturas.
- Es útil para cargar muchas facturas de una sola vez.
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Envío por email o mensajería
- Envía tus facturas a la dirección de correo personalizada que te proporciona Banktrack para que aparezcan directamente en tu cuenta.
- También puedes enviarlas mediante mensajería (por ejemplo, WhatsApp) a los canales indicados, y Banktrack subirá y escaneará automáticamente los documentos adjuntos.
En todos los casos, Banktrack escaneará la factura y extraerá automáticamente sus datos principales, reduciendo el trabajo manual.
Validar una factura escaneada
Una vez que subes una factura:
- La factura aparecerá en la sección Por validar dentro de Facturas.
- Haz clic sobre la factura pendiente para revisar la información detectada automáticamente:
- Datos del proveedor o cliente.
- Descripción o concepto.
- Fecha de emisión.
- Fecha de vencimiento.
- Importe y, si aplica, impuestos.
Revisa que toda la información esté correctamente escaneada y corrige lo que sea necesario (fechas, importes, impuestos, etc.).
Crear y asociar el contacto (cliente o proveedor)
Si la factura pertenece a un contacto nuevo que todavía no existe en tu lista de Contactos, Banktrack te lo sugerirá mediante inteligencia artificial:
- En la ficha de la factura, si el contacto no se ha reconocido, haz clic en la sugerencia para crear el contacto.
- Completa los datos de la empresa o persona (nombre, CIF/NIF, etc.).
- Guarda el nuevo contacto.
A partir de ese momento, cuando subas nuevas facturas de ese mismo proveedor o cliente, Banktrack podrá reconocerlo automáticamente y asociar la información correcta.
Añadir un concepto para categorizar automáticamente
Además de crear el contacto, puedes definir un concepto que se utilizará para identificar y clasificar las transacciones relacionadas con ese proveedor o cliente:
- En la creación o edición del contacto, añade un texto en el campo de Concepto (por ejemplo, “Loom Payment”, tal y como aparece en el extracto bancario).
- Asigna una categoría a ese concepto, por ejemplo:
- “Software y suscripciones de productividad”.
- Opcionalmente, puedes vincularlo con una cuenta contable específica.
Con esto, cada vez que Banktrack detecte en tu banco una transacción cuyo concepto contenga ese texto (por ejemplo, “Loom Payment”), asignará automáticamente la categoría que has definido. Esto facilita la conciliación y la clasificación de tus gastos o ingresos.
Ajustar fechas e impuestos de la factura
Antes de conciliar, conviene revisar estos campos clave en la factura:
- Fecha de emisión: cuándo se ha emitido la factura.
- Fecha de vencimiento: hasta cuándo se puede pagar/cobrar.
- Fecha de pago estimada: Banktrack puede ir estimando esta fecha a medida que aprende de tus datos; en el vídeo se edita manualmente según el día real de pago.
- Impuestos:
- Si la factura no tiene impuestos, marca el tipo impositivo a 0.
- Si tiene impuestos, revisa que se hayan detectado correctamente.
Cuando todo esté correcto, haz clic en Validar para confirmar la factura.
Conciliar la factura con un movimiento bancario
Una vez validada la factura, el siguiente paso es conciliarla con el movimiento correspondiente en tu banco:
- Tras guardar la factura, Banktrack busca automáticamente entre tus transacciones bancarias posibles coincidencias por importe, fecha y contacto.
- Si propone una transacción que no corresponde, puedes buscar manualmente:
- Utiliza el buscador para localizar la transacción correcta (por ejemplo, por nombre del proveedor o concepto como “Loom”).
- Selecciona el movimiento bancario adecuado.
- Haz clic en Marcar como conciliada.
A partir de ese momento:
- La factura queda conciliada con esa transacción bancaria.
- La factura aparecerá en tu listado de gastos o ingresos como pagada o cobrada, según el caso.
Facturas con varios vencimientos o pagos parciales
Si una factura se paga en varios plazos o tiene varios vencimientos:
- Puedes dejar la factura pendiente después de asociar el primer movimiento bancario.
- A medida que lleguen nuevos pagos al banco, podrás añadir más transacciones a la misma factura.
- Mientras falte algún pago y haya vencimientos ya superados, la factura podrá aparecer como vencida hasta que se concilie completamente.
Consultar el estado y seguimiento de tus facturas
En la sección Facturas verás en todo momento:
- El estado de cada factura:
- Pendiente.
- Pagada o cobrada (cuando ya está conciliada).
- Vencida (cuando ha pasado la fecha de vencimiento y sigue sin conciliación completa).
- La relación entre facturas, transacciones bancarias y contactos:
- A qué cliente o proveedor pertenece.
- Qué movimientos bancarios tiene asociados.
- En qué categoría se ha clasificado (por ejemplo, “Software y suscripciones de productividad”).
De este modo, puedes hacer un seguimiento completo de todas tus facturas y de cómo impactan en tus cuentas bancarias y en tu contabilidad.
Si necesitas ayuda
Si tienes alguna duda con respecto a la sección de Cobros y Pagos o al proceso de conciliación de facturas, puedes contactarnos en el chat que encontrarás en la esquina inferior derecha de la pantalla de Banktrack.
Last updated 3 days ago