Masterclass Paneles Financieros

En esta masterclass repasamos:

• Novedades en los paneles financieros de Banktrack

• Recomendaciones para crear tus propios paneles financieros

• 5 paneles financieros más usados en Banktrack

Dashboards financieros en Banktrack

Los dashboards de Banktrack te permiten visualizar y analizar tu tesorería en tiempo real: cobros, pagos, saldos, deuda, proyectos, locales, empresas, etc. Son paneles totalmente personalizables que sustituyen al Excel manual y se actualizan automáticamente con la información de tus bancos y tus facturas.

Con ellos puedes responder preguntas como:

• ¿Cómo está evolucionando mi flujo de caja mes a mes?
• ¿Cuál es mi saldo total y mi deuda repartida por bancos?
• ¿De dónde vienen mis cobros (empresa, proyecto, vía de ingreso)?
• ¿Qué local, proyecto o empresa está funcionando mejor o peor?

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Requisitos previos: prepara tus datos

Antes de crear dashboards potentes, es importante tener bien organizada la información.

1. Conecta tus bancos

   • Sincroniza todas tus cuentas y tarjetas desde Banktrack.
   • Las transacciones de todos tus bancos se agruparán en un único buscador.

2. Configura etiquetas y taxonomías

   • En el menú lateral, ve a Etiquetas.
   • Define taxonomías (conjuntos de etiquetas) según tu negocio, por ejemplo:
     • Categorías: ventas, proveedores, RRHH, marketing, software, etc.
     • Ubicaciones: local Madrid, local Barcelona, local Sevilla…
     • Proyectos: Proyecto Pepsi, Club deportivo, Clínica dental…
     • Empresas (si trabajas con un grupo/holding): Empresa 1, Empresa 2, Empresa 3.
     • Departamentos: operaciones, marketing, comercial, etc.
     • Empleados/comerciales: para comisiones y seguimiento individual.

   Cada transacción puede tener varias etiquetas de distintas taxonomías (por ejemplo: categoría = ventas, ubicación = Madrid, proyecto = Pepsi).

3. Activa reglas automáticas de categorización

   • Define reglas del tipo:
     • “Si el concepto contiene ‘Stripe’ → etiqueta ‘Ventas – Stripe’”.
     • “Si el concepto contiene ‘Meta Ads’ → proyecto ‘Gimnasio X’ y categoría ‘Marketing’”.
   • Las reglas se aplican sobre el histórico y sobre las nuevas transacciones, evitando que tengas que hacerlo a mano en Excel.

Con bancos conectados y transacciones etiquetadas, los dashboards podrán mostrar información muy detallada sin trabajo manual adicional.

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Conceptos clave de los dashboards

En la sección Dashboards puedes crear uno o varios paneles personalizados.

Cada dashboard se compone de:

• Bloques: cada bloque es un elemento visual:
  • Gráfico de barras o líneas (evolución en el tiempo).
  • Gráfico tipo donut (reparto por categoría, proyecto, empresa, etc.).
  • Tabla dinámica (tipo Excel, interactiva).
  • Bloque de texto (KPI numérico o texto explicativo).
  • Bloque de saldos y productos bancarios.
  • Bloque de presupuesto (barras con porcentaje consumido).
• Filtros (qué datos se muestran):
  • Cuentas o productos bancarios.
  • Categorías y etiquetas.
  • Empresas, proyectos, ubicaciones, empleados.
  • Periodo de tiempo (mes, año, últimos X meses…).
  • Opcionalmente, estado de facturas cuando se integran en el dashboard.
• Ajustes (cómo se muestran):
  • Variable:
    • Cobros, pagos, saldo inicial, saldo final.
    • Resultado neto (cobros − pagos) usando “Transacciones”.
  • Operación:
    • Suma (volumen total).
    • Media (por ejemplo, ticket medio).
    • Mínimo / máximo.
    • Conteo (número de transacciones).
  • Transacciones ignoradas:
    • Puedes excluir traspasos internos entre cuentas para que no distorsionen tus resultados.
  • Agrupación / expansión:
    • Por etiqueta (taxonomía de categorías, proyectos, empresas, ubicaciones, etc.).
    • Por producto bancario (cuentas, préstamos).
    • Por contacto.

Todos los bloques de un dashboard son interactivos: al hacer clic en una barra, porción de donut o celda de una tabla, ves el detalle de transacciones correspondientes y puedes editar categorías, añadir facturas, etc.

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Crear tu primer dashboard: Flujo de caja

El dashboard de flujo de caja es el más utilizado y el mejor punto de partida. Reproduce el típico Excel de cobros/pagos y saldo por meses, pero actualizado en tiempo real.

1. Crear el dashboard

   • Ve a Dashboards → Añadir dashboard.
   • Elige la plantilla “Flujo de caja”.
   • Selecciona las cuentas corrientes que quieres analizar (por ejemplo, tus cuentas operativas principales).

2. Gráfico de cobros y pagos

   • Verás un gráfico con barras de cobros y pagos por mes, y la evolución del saldo.
   • Desde los filtros puedes:
     • Ajustar el periodo (por ejemplo, últimos 7 meses).
     • Incluir o excluir determinadas cuentas.
   • Al hacer clic en una barra de un mes concreto, aparecen las transacciones de ese mes, donde puedes:
     • Cambiar categorías/etiquetas.
     • Asociar o crear facturas.

3. Tabla dinámica por categorías

   • Debajo del gráfico, la tabla muestra:
     • Cobros y pagos agrupados por categorías (ventas por Stripe, por TPV, por transferencia, etc.).
     • La distribución mes a mes.
   • En los ajustes de la tabla:
     • Selecciona las filas que quieras (cobros, pagos, resultado neto).
     • Elige “Transacciones” para mostrar el resultado neto (cobros − pagos).
     • Expande por etiqueta y muestra todas o una taxonomía específica, según te interese.

Este dashboard sustituye al Excel manual y te permite ver de un vistazo si tu negocio está generando caja y cómo se reparte por tipo de ingreso y de gasto.

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Dashboard de saldos y deuda

El dashboard de saldos te da una visión única de todos tus bancos y productos financieros sin tener que entrar a cada entidad.

Elementos recomendados:

1. Bloque de texto: saldo total cuentas corrientes

   • Filtros:
     • Solo productos de tipo cuenta corriente.
   • Ajustes:
     • Variable: Saldo actual.
   • Usa el título del bloque para dejar claro qué estás mostrando (por ejemplo, “Saldo actual total – cuentas corrientes”).

2. Bloque de texto: deuda total (préstamos)

   • Filtros:
     • Solo productos de tipo préstamo / financiación.
   • Ajustes:
     • Variable: Saldo actual (deuda pendiente).
   • Permite ver tu deuda agregada en todas las entidades y, al hacer clic, el detalle por producto bancario.

3. Gráfico donut: distribución de saldos por banco o cuenta

   • Tipo de bloque: pagos/cobros por etiqueta en modo donut.
   • Filtros:
     • Solo cuentas corrientes.
   • Ajustes:
     • Variable: Saldo actual.
     • Agrupar por producto bancario para ver cuánto dinero tienes en cada cuenta o banco.

4. Gráfico de líneas: evolución de la deuda

   • Filtros:
     • Solo productos de tipo préstamo.
   • Ajustes:
     • Variable: Saldo actual.
   • Muestra cómo va bajando (o subiendo) tu deuda a lo largo del tiempo.

5. Tabla de saldos por producto y mes

   • Filtros:
     • Productos seleccionados (cuentas, préstamos, etc.).
   • Ajustes:
     • Filas: Saldo.
     • Expandir por producto bancario.
   • Verás cada cuenta o préstamo como fila y el saldo mes a mes, con la posibilidad de hacer clic en cada celda para ver el detalle.

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Dashboard de cobros (replicable a pagos)

El dashboard de cobros se centra en el detalle de tus ingresos: por empresa, proyecto, vía de ingreso, ticket medio, etc. Puede replicarse fácilmente para pagos cambiando los filtros a “pagos”.

Bloques habituales:

1. KPI de cobros totales

   • Bloque de texto con:
     • Variable: Cobros (suma).
     • Filtros: el periodo que quieras (año, mes, último trimestre…).
   • Útil como métrica principal del dashboard.

2. Cobros por empresa

   • Gráfico donut.
   • Filtros:
     • Transacciones etiquetadas con la taxonomía Empresas.
   • Ajustes:
     • Variable: Cobros (suma, no ignoradas).
     • Agrupar por etiqueta.
     • Mostrar solo la taxonomía “Empresas”.
   • Permite ver qué porcentaje de tus cobros procede de cada empresa del grupo.

3. Cobros por proyecto

   • Igual que el anterior, pero filtrando y mostrando la taxonomía Proyectos.
   • Te ayuda a evitar depender de un solo proyecto o cliente y a ver la distribución de ingresos.

4. Cobros por vía de ingreso (categorías)

   • Gráfico donut:
     • Filtros: categorías de ventas (TPV, transferencia, Stripe, efectivo…).
     • Ajustes: cobros (suma), agrupado por taxonomía Categorías.
   • Muestra el reparto del volumen total por método de pago.

5. Número de transacciones por vía de ingreso

   • Mismo bloque, mismos filtros que el anterior, pero:
     • Ajustes: Operación = conteo en lugar de suma.
   • Así ves el número de ventas por vía de ingreso.

6. Ticket medio por vía de ingreso

   • De nuevo, mismo bloque y filtros, pero:
     • Ajustes: Operación = media.
   • El resultado es el importe medio de cada venta según el método de pago (por ejemplo, ticket medio más alto en transferencias que en TPV).

7. Tablas de evolución

   • Tablas que muestran:
     • Volumen de cobros por vía de ingreso mes a mes.
     • Evolución del ticket medio por vía de ingreso o por proyecto.
   • Permiten detectar anomalías (subidas o bajadas repentinas de volumen o de ticket medio) y entrar al detalle.

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Dashboard por locales, ubicaciones o unidades de negocio

Si tienes varios locales, delegaciones o unidades de negocio (por ejemplo, una cadena de restaurantes), puedes crear un dashboard para comparar su rendimiento.

Ejemplo de enfoque:

1. Configura una taxonomía de ubicaciones

   • Etiquetas como: “Local Madrid”, “Local Barcelona”, “Local Sevilla”, etc.

2. Crea un dashboard “Locales”

   • Filtra todas las transacciones que lleven la taxonomía Ubicaciones.
   • Añade bloques como:
     • Cobros y pagos por local (donut o barras).
     • Resultado neto por local.
     • Evolución mensual de cobros/pagos por local.
     • Tablas desglosadas por ubicación.

3. Comparar dos locales en paralelo

   • En el mismo dashboard, puedes:
     • Reservar la columna izquierda para “Local Madrid”.
     • Reservar la columna derecha para “Local Barcelona”.
   • Cada bloque se filtra por una ubicación diferente, permitiendo comparar de un vistazo ingresos, gastos, márgenes, etc.

Esta misma lógica se puede aplicar a proyectos, empresas del grupo, departamentos o empleados (por ejemplo, comisiones por comercial).

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Dashboards con facturas y presupuestos

Además de transacciones bancarias, los dashboards pueden incorporar información de facturas y presupuestos.

• Dashboards de facturas

  • Permiten ver:
    • Facturas pendientes, vencidas o cobradas/pagadas.
    • Distribución por contacto/cliente/proveedor.
  • Útiles para controlar morosidad y facturas atrasadas.

• Bloques de presupuesto

  • Definen un límite por categoría (por ejemplo, marketing, alquileres, software).
  • Muestran una barra con el porcentaje consumido del presupuesto.
  • Ayudan a controlar el gasto frente a lo planificado.

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Buenas prácticas y recomendaciones

• Empieza por lo básico:
  • Crea primero el dashboard de flujo de caja.
  • Después, añade el de saldos.
  • Luego ve creando dashboards específicos (cobros, pagos, locales, proyectos…).
• Aprovecha las taxonomías:
  • Piensa en cómo quieres analizar tu negocio (por empresa, local, proyecto, departamento, vía de ingreso…) y crea etiquetas acordes.
• Usa reglas automáticas siempre que puedas:
  • Cuantas más reglas configures, menos trabajo manual tendrás en el futuro.
• Combina volumen, número de transacciones y medias:
  • Volumen (suma) + conteo + media te dan una visión completa de:
    • Total ingresado.
    • Número de operaciones.
    • Ticket medio.
• Juega con los periodos:
  • Cambia el periodo del dashboard (año, trimestre, último mes) para ver tendencias y comparativas rápidas.

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Si necesitas ayuda

Si quieres crear un dashboard concreto o tienes dudas con la configuración de filtros, taxonomías o bloques, puedes escribir al equipo de soporte usando el chat dentro de Banktrack. También puedes revisar las masterclasses y tutoriales disponibles para ver ejemplos reales de configuración de dashboards.