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Cómo crear una automatización
Categoriza, etiqueta o modifica tus transacciones automáticamente.
Tutorial en vídeo - Cómo crear una automatización en Banktrack
Para crear una automatización lo primero que debes hacer es dirigirte a la sección de Automatizaciones.
Pulsa en el botón Añadir automatización para crear una nueva automatización y se abrirá una pantalla donde podrás configurarla.
Lo primero es definir cuándo se ejecutará la automatización. Puedes elegir entre diferentes triggers:
Por descripción
Por tipo
Personalizado
Cuando la transacción contenga en su descripción la palabra indicada se ejecutará la automatización.
Es muy útil para aquellas transacciones que tienen un concepto siempre igual. Por ejemplo: "Cuando el concepto de la transacción contenga Google Ads, etiquétala con Publicidad."
Cuando la transacción sea de tipo ingreso o gasto, con un importe igual, superior o inferior a la cantidad definida.
Es muy útil para transacciones recurrentes con el mismo importe. Por ejemplo: "Cuando una transacción sea un gasto de importe igual a 725€, etiquétala con Alquiler local."
Cuando sea necesario indicar varias condiciones para ejecutar la automatización podemos recurrir a una Regla personalizada. Por ejemplo, para identificar los traspasos entre cuentas propias, que pueden variar de un banco a otro, es posible crear varias reglas para que los marque como no contabilizados. Aquí se muestra un ejemplo de este tipo de configuración, pudiendo añadir tantos grupos de reglas como deseemos:
Reglas de automatización avanzada
Una vez definido el disparador de la automatización, será necesario definir la acción que se desencadena. En este caso existen también varias opciones entre las que elegir:
Modificar la descripción
Categorizar
Ignorar
Cuando se cumplan las condiciones que hayamos definido se modificará automáticamente la descripción de la transacción pudiendo:
- Agregar al final de la descripción original el texto deseado.
- Agregar al inicio de la descripción original (es decir, delante) el texto deseado.
- Reemplazar la descripción por completo por la descripción deseada.
Un ejemplo de esta acción puede ser con conceptos de transacciones que no se entiendan bien, por ejemplo: "Reemplaza Compra en AMZN por Compra AMAZON."
Ejemplo en el que se modifica la descripción de forma automatizada.
Esta acción modificará la categoría a las transacciones que cumplan con la regla. En el desplegable se puede seleccionar la categoría a aplicar del listado de categorías y subcategorías que hayamos definido en Banktrack.
Esta acción marcará como No contable las transacciones que cumplan con la regla. Esto evita que los traspasos entre cuentas propias aparezcan como un ingreso y un gasto, por ejemplo.
Por último, sólo será necesario indicar los productos bancarios a los que queremos aplicar estas reglas automáticas e indicar un nombre para identificar la automatización.
Al pulsar en Guardar Automatización se mostrará un modal que permite Previsualizar la automatización antes de aplicarla al histórico de transacciones. De esta forma podemos asegurar que las acciones definidas actúan como esperamos. Este paso podemos omitirlo y aplicarlo más adelante desde el botón 🔄 Aplicar retrospectivamente siempre que queramos.
A partir de ahora, se aplicarán las automatizaciones a todas las nuevas transacciones que se reciban en Banktrack al sincronizar los bancos, si cumplen con las reglas definidas.
Si tienes alguna duda con respecto a las automatizaciones puedes contactarnos en el chat que encontrarás en la esquina inferior derecha de la pantalla.