Desde Banktrack puedes crear distintos tipos de documentos de venta:
Facturas: ordinarias, ordinarias rectificativas, simplificadas y simplificadas rectificativas
Presupuestos
Proformas
Albaranes
Todos siguen el mismo proceso de creación. Este artículo explica cómo hacerlo paso a paso y qué necesitas tener configurado antes de empezar.
Antes de crear tu primer documento
Antes de emitir tu primer documento de venta necesitas configurar algunos puntos. Entra en Facturas → Configuración de facturas.
Obligatorio
Datos de facturación: configura el nombre fiscal, NIF y dirección de tu empresa.
Verifactu o Exento: indica si tu empresa emitirá con Verifactu o está exenta. Consulta Introducción a Verifactu.
Al menos una Serie de facturación: define cómo se numerarán tus documentos de venta. Consulta Crear series de facturación.
⚠️ Si falta alguno de estos elementos, no podrás aprobar documentos.
Opcional
Valores por defecto > Logotipo: añade tu logo. Selecciona o arrastra la imagen desde tu ordenador. Formato PNG o JPG o SVG. El resto de la plantilla es estándar.
Métodos de pago: Indica al cliente cómo debe realizar el pago. Consulta Incluir métodos de pago en tus facturas.
Productos y servicios: crea un catálogo reutilizable para agilizar la emisión. Consulta Productos y servicios.
Escaneo, recepción y envío: configura notificaciones y automatizaciones de facturación. Consulta el detalle de las opciones en este artículo.
Completar un documento de venta
Ve a Facturas y haz clic en "+ Nueva factura".
Al abrir el documento, verás distintas zonas con información fiscal, comercial y de cobro:
1. Datos generales
En la parte superior defines la información principal del documento:
Tipo de operación: indica qué tipo de documento estás creando.
Contacto: el cliente al que vas a emitir el documento. Si no existe, puedes crearlo desde el mismo formulario clicando en el selector > "+ Añadir nuevo".
Serie de facturación: el formato de numeración del documento. Se asigna definitivamente al aprobar. Puedes seleccionar cualquiera de las series que tengas configuradas. Consulta: Crear series de facturación.
Método de pago: cómo esperas cobrar el documento. Esta información aparecerá en el documento que recibe el cliente. Consulta Incluir métodos de pago en tus facturas.
Moneda: la divisa en la que emitirás el documento.
Fecha de emisión: Banktrack la asignará automáticamente en el momento en que apruebes o emitas el documento. Mientras el documento esté en borrador, esta fecha todavía no es definitiva.
Fecha de vencimiento: indica cuándo esperas recibir el pago. Si el cliente paga en varios plazos, puedes configurar múltiples vencimientos.
Fecha de operación (si aplica): indica la fecha fiscal real de la operación cuando sea distinta a la fecha de emisión. Este campo puede ser necesario en ciertos escenarios fiscales o cuando trabajas con Verifactu.
ℹ️ Si el cliente tiene NIE, selecciona NIF español en la configuración del contacto, no DNI extranjero.
2. Concepto, precio e impuestos
En la parte central añades los productos o servicios que quieres facturar.
Cada línea incluye:
Concepto: añade los productos o servicios que quieras incluir. Puedes seleccionar artículos ya existentes escribiendo "
@". Banktrack completará automáticamente el concepto, precio e impuestos. Consulta: Productos y servicios.Descripción (opcional): puedes añadir información adicional pasando el ratón sobre el concepto y haciendo clic en el icono que aparece a la derecha.
Cantidad: unidades y unidad de medida.
Precio: base imponible sin impuestos.
Descuentos: en porcentaje o en importe
Impuestos
💡 Si el contacto seleccionado tiene impuestos configurados en su ficha, Banktrack te avisará al crear el documento y te preguntará si quieres aplicarlos. Si confirmas, todas las líneas se rellenarán automáticamente con esos impuestos.
Es útil cuando trabajas con clientes que siempre tienen el mismo tratamiento fiscal: operaciones intracomunitarias, exportaciones o tipos de IVA específicos.
Añadir más líneas:
Haz clic en + Añadir línea para incluir más productos o servicios dentro del mismo documento.
Añadir suplidos:
Haz clic en + Añadir suplido si necesitas incluir un gasto pagado en nombre de tu cliente.
💡 Un suplido es un importe que tu empresa ha adelantado por cuenta del cliente y que posteriormente le repercutes, como por ejemplo:
Tasas administrativas
Honorarios notariales
Gastos de registro
Envíos o mensajería pagados en su nombre
Los suplidos no forman parte de tu facturación ni de tus ingresos, por lo que no llevan IVA ni otros impuestos dentro del documento. Se muestran por separado para que el cliente pueda identificar claramente qué importe corresponde al servicio y cuál a gastos suplidos.
3. Totales y observaciones
Debajo de las líneas puedes:
Añadir texto al pie del documento
Añadir descuentos globales: aplicarán a todas las líneas de la factura.
Revisar la base imponible, impuestos y total. Se calcula automáticamente.
4. Gestión interna (opcional)
En la parte inferior puedes añadir información interna que no verá el cliente:
Nota interna: añade comentarios de uso interno sobre el documento. Ejemplo: "Aplicado descuento excepcional este mes".
Etiquetas: te permiten clasificar y agrupar documentos para filtrarlos más fácilmente.
Cuenta de cobro: indica en qué cuenta bancaria esperas recibir el pago de ese documento. Sirve para que Banktrack pueda reflejar correctamente el cobro esperado en tus previsiones y calendario de tesorería.
5. Acciones del documento
Desde el panel lateral derecho puedes:
Cambiar el idioma del documento: selecciona el idioma en el que quieres generar el documento. Disponible: Español, Inglés.
Ver vista previa: previsualiza cómo recibirá el documento tu cliente. También puedes descargarlo en PDF.
Aprobar documento: emite el documento. Al hacerlo:
Se asigna la numeración definitiva
El documento deja de ser editable
Además, si se trata de una factura:
Se registra en Impuestos
Si tienes Verifactu activo, se comunica a la AEAT
⚠️ Una factura aprobada no puede modificarse. Si contiene un error, tendrás que emitir una factura rectificativa.
Guardar como borrador: guarda el documento para revisarlo o completarlo más adelante. El documento:
Sigue siendo editable
No tiene validez fiscal
No aparece en Impuestos
Cancelar: si quieres descartar los cambios que has hecho.