El escáner te permite registrar facturas a partir de documentos sueltos. Con él puedes:
Registrar facturas de compra sin introducir los datos manualmente
Registrar facturas de venta emitidas desde otras plataformas o fuera de Banktrack
Recibir facturas directamente de tus proveedores por email o WhatsApp
Revisar y corregir los datos extraídos antes de confirmar el registro
Conciliar la factura con su pago bancario en el mismo paso de validación
La IA extrae los datos automáticamente — tú solo revisas y validas. Es la opción adecuada cuando trabajas con documentos individuales. Si ya usas integraciones con ERP o importaciones masivas (Excel), esas serán más rápidas.
Al validar, la factura pasa a formar parte de Banktrack: aparece en Facturas, puedes conciliarla con el banco y se incluye en Impuestos.
Cómo entran las facturas
Puedes enviar documentos al escáner de cuatro formas:
Arrastrar y soltar Sube archivos directamente en la pantalla del escáner. Formatos admitidos: PDF, JPG y PNG.
Email Cada espacio de trabajo tiene una dirección única (por ejemplo: [email protected]). Puedes reenviar facturas a esa dirección o compartirla con tus proveedores para que te envíen directamente. Si no quieres pedirles que cambien nada, configura un reenvío automático desde tu bandeja habitual.
👉 Instrucciones paso a paso para Gmail y Outlook: Configurar el reenvío automático de email.
WhatsApp Envía facturas al bot de Banktrack desde tu móvil. Puedes conectar varios números al mismo espacio de trabajo — útil si varias personas del equipo reciben facturas. Conéctalo desde Configuración → Integraciones.
Telegram Funciona igual que WhatsApp: conecta tu número desde Configuración → Integraciones y envía el documento directamente desde el chat.
Cómo se usa
Flujo del escáner
El proceso es siempre el mismo:
Entras la factura (PDF, imagen, email o móvil)
La IA extrae los datos
Revisas y corriges
Validas
Estados del escáner
Procesando (gris) — la IA está leyendo el documento.
Correcto (verde) — la IA ha terminado, pero la factura aún no está validada.
La pestaña Por validar
La lista incluye una barra de búsqueda y un selector de período. Las columnas principales son: contacto y número de factura, fuente (el canal por el que llegó el documento: Arrastrado, Email, WhatsApp o Telegram), fecha de creación, fecha de emisión, total y estado del escáner.
Cada fila muestra el botón "Validar", que abre el documento para que puedas revisar los datos extraídos. También hay un menú de tres puntos con las opciones Validar y Eliminar.
Validar una factura
Validar es el único momento en el que la factura pasa a existir en Banktrack.
Hasta que no validas: - No aparece en Facturas. - No afecta a previsiones ni análisis.
Al validar: - La factura se crea. - Pasa a formar parte del flujo normal: facturas, conciliación, impuestos.
El formulario de validación tiene dos pestañas.
Pestaña Datos Muestra todos los campos extraídos por la IA. Antes de validar, revisa especialmente:
Contacto — que corresponde al proveedor o cliente correcto.
Importe — que coincide con el documento original.
Fecha — de emisión y vencimiento.
Cuenta de pago ⚠️ — indica desde qué cuenta se pagará la factura. Si trabajas con escenarios en base a productos bancarios, este detalle es clave para que aparezca correctamente en la previsión de tesorería. La IA no la detecta — tienes que añadirla manualmente.
ℹ️ La IA ayuda, pero la validación siempre depende de ti.
Si la IA no identifica el contacto o no existe en Banktrack, aparece el botón "Crear contacto" bajo el selector. Puedes crearlo directamente desde el formulario sin salir del escáner.
Pestaña Conciliación — opcional
Mientras validas, puedes vincular la factura a su pago bancario directamente desde el escáner.
Hazlo aquí cuando: - el pago es evidente: una factura ↔ una transacción.
Hazlo después en Conciliación cuando: - tienes muchas facturas pendientes. - hay descuadres de importe o pagos parciales.
No es obligatorio hacerlo en este paso.
Qué detecta la IA automáticamente
La IA detecta la mayoría de campos automáticamente. Estos son los principales:
⚠️ Siempre revisa antes de validar. Algunos campos clave no se detectan automáticamente.
Campo | Detectado automáticamente |
Contacto (cliente o proveedor) | Sí — aparece con la etiqueta "Contacto identificado por IA" |
Tipo de operación (Compra / Venta) | Sí |
Tipo de factura (Ordinaria, Simplificada, Rectificativa, Proforma, Albarán, Presupuesto) | Sí |
Base imponible, Suplidos y Total | Sí |
Impuestos y retenciones (tipo, base y total de cada uno) | Sí |
Número de factura | Sí |
Moneda | Sí |
Nota interna | Sí — generada a partir de los productos o servicios descritos en el documento |
Fechas: emisión, operación y vencimiento | Sí |
Cuenta de cobro | Sí — si coincide con un producto bancario conectado en Banktrack |
Etiquetas | Sí, si el contacto tiene etiquetas configuradas |
Cuenta de pago | No — debe añadirse manualmente |
Fecha de pago estimada | No — se calcula a partir de la configuración del contacto, o puedes modificarla manualmente |
Detección de duplicados
Antes de que puedas validar una factura, la IA comprueba automáticamente si ya existe una con los mismos datos. Si detecta un posible duplicado, aparece un aviso en la cabecera del formulario con tres opciones:
Eliminar — descarta el documento de la cola.
Ver original — abre la factura ya registrada para compararla.
No es un duplicado — confirma que son documentos distintos y permite continuar con la validación.
Límites de uso
El escáner comparte la cuota trimestral con las facturas emitidas desde Banktrack: cada factura escaneada y cada factura emitida cuentan hacia el mismo límite. Para consultar tu cuota y consumo actual, ve a Configuración > Ajustes > Suscripción.
Preguntas frecuentes
Uso general
¿Hay app móvil?
No. Puedes usar WhatsApp o email para enviar facturas desde el móvil.
¿Funciona solo para compras?
No. También puedes registrar facturas de venta desde el campo "Tipo de operación" en el formulario de validación.
¿Cuántas facturas puedo escanear?
Depende de tu plan. Consulta tu cuota en Configuración > Ajustes > Suscripción.
Validación y datos
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
Puedes corregir cualquier campo antes de validar. La factura no se registra hasta que tú la confirmas.
¿Detecta múltiples vencimientos?
No. Si la factura tiene varios vencimientos, tendrás que configurarlos después: abre la factura en Facturas, pulsa Editar y selecciona Múltiples en el campo Vencimiento.
Los importes no cuadran al validar.
Revisa los campos de impuestos. Si hay un descuadre, aparece el aviso "+ Añadir impuesto (sin asignar: €X)" para que lo corrijas antes de validar.
Email y canales
¿Puedo reenviar un correo que falló?
Sí, desde el panel "Correos recibidos" puedes reintentar el procesamiento.
¿Qué pasa con los correos tras 90 días?
Se elimina el historial de emails. Los documentos adjuntos y las facturas validadas se conservan indefinidamente.
¿Puedo usar el mismo número de WhatsApp o Telegram en varios espacios de trabajo?
No. Un número solo puede estar vinculado a un espacio de trabajo. Si gestionas varios, usa el email — que sí permite configuraciones independientes — o conecta números distintos en cada espacio.
→ Una vez validadas, las facturas aparecen en Facturas y pueden conciliarse desde Conciliación.