Con el escáner puedes:
Registrar facturas de compra sin introducir los datos manualmente
Registrar facturas de venta emitidas fuera de Banktrack
Recibir facturas directamente de proveedores por email o móvil
Revisar y corregir los datos extraídos antes de registrar la factura
Conciliar la factura con su movimiento bancario durante la validación
Una vez validada, la factura pasa a formar parte de Banktrack:
Aparece en Facturas
Puede conciliarse con el banco
Se incluye en Impuestos
Impacta en previsiones y análisis
Cómo funciona el escáner
El proceso siempre sigue estos pasos:
Envías el documento
La IA procesa el documento
Banktrack extrae los datos automáticamente
Revisas la información
Validas el documento
Cómo enviar facturas al escáner
Puedes hacerlo de 4 formas:
1. Arrastrar y soltar archivos
Sube archivos directamente al escáner. Formatos admitidos: PDF, JPG y PNG
Puedes enviar documentos al escáner de cuatro formas:
2. Email
Cada espacio de trabajo tiene una dirección única, por ejemplo: [email protected]
Puedes:
Reenviar facturas manualmente desde tu bandeja de entrada
Compartirla con proveedores para que te envíen facturas directamente
Configurar un reenvío automático desde tu correo habitual
👉 Instrucciones paso a paso para Gmail y Outlook: Configurar el reenvío automático de email.
3. WhatsApp
Envía facturas al bot de Banktrack directamente desde tu móvil.
Conéctalo desde Configuración → Integraciones.
Puedes conectar varios números al mismo espacio de trabajo. Útil si varias personas del equipo reciben facturas.
4. Telegram
Funciona igual que WhatsApp: conecta tu número desde Configuración → Integraciones y envía el documento directamente desde el chat.
Estados del escáner
Mientras se procesa un documento, puede aparecer en dos estados:
Procesando: la IA está leyendo el documento y extrayendo la información.
Correcto: la extracción ha terminado y la factura está lista para revisión.
⚠️ Que una factura aparezca como Correcto no significa que ya esté registrada. Todavía debes validarla.
Revisar facturas pendientes
Todos los documentos pendientes aparecen en la pestaña Por validar. Desde aquí puedes:
Buscar facturas concretas
Filtrar por período
Ver desde qué canal llegó cada documento (email, WhatsApp, Telegram o subida manual)
Abrir cualquier factura para revisarla
Cada factura incluye:
Validar: para revisar y registrar la factura
Eliminar: para descartar el documento
Validar una factura
Validar es el momento en el que la factura pasa a existir en Banktrack.
Al pulsar Validar, se abre el formulario con la información extraída por la IA.
Antes de confirmar, revisa especialmente estos campos:
Contacto: comprueba que corresponde al proveedor o cliente correcto. Si no existe en Banktrack, puedes crearlo directamente desde el formulario.
Importes: revisa que coincidan con el documento original:
Base imponible
Impuestos
Retenciones (si aplica)
Total
Fechas: comprueba:
Fecha de emisión
Fecha de operación
Fecha de vencimiento
Cuenta de pago: Indica desde qué cuenta bancaria se pagará o cobrará la factura. La IA puede detectarla automáticamente si encuentra un IBAN en el documento y coincide con una cuenta conectada en Banktrack. Si no, tendrás que seleccionarla manualmente.
💡 Qué detecta la IA automáticamente
La IA puede detectar automáticamente la mayoría de campos de una factura, entre ellos:
Contacto
Tipo de operación (compra o venta)
Tipo de factura
Número de factura
Base imponible
Impuestos y retenciones
Total
Moneda
Fecha de emisión y fecha de vencimiento
Nota interna: descripción de los productos y servicios de la factura
Etiquetas (si el contacto ya tiene etiquetas configuradas)
Detección de duplicados
Antes de validar una factura, Banktrack comprueba automáticamente si ya existe otra con datos similares.
Si detecta un posible duplicado, verás tres opciones:
Eliminar → descartarás el documento
Ver original → abre la factura ya registrada para compararla
No es un duplicado → continúa con la validación
Conciliar durante la validación
Mientras validas una factura, también puedes vincularla a su movimiento bancario.
Hazlo en este paso cuando:
Hay una factura ↔ una transacción
Hazlo más adelante desde Conciliación cuando:
Existen pagos parciales
Hay diferencias de importe
Tienes muchas facturas pendientes
No es obligatorio hacerlo en este momento.
Límites de uso
El escáner comparte cuota con las facturas emitidas desde Banktrack.
Esto significa que:
Cada factura escaneada consume cuota
Cada factura emitida también consume cuota
Puedes consultar tu consumo actual en:
Configuración → Ajustes → Suscripción
Preguntas frecuentes
¿Hay app móvil?
No.
Puedes enviar facturas desde el móvil usando email, WhatsApp o Telegram.
¿Solo sirve para facturas de compra?
No.
También puedes registrar facturas de venta seleccionando el tipo de operación durante la validación.
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
Puedes corregir cualquier campo antes de validar.
La factura no se registra hasta que tú la confirmas.
¿Detecta múltiples vencimientos?
No.
Si una factura tiene varios vencimientos, debes configurarlos después desde la propia factura.
¿Puedo usar el mismo número de WhatsApp o Telegram en varios espacios?
No.
Cada número solo puede estar vinculado a un espacio de trabajo.
Si gestionas varios espacios, puedes:
Usar direcciones de email diferentes
Conectar números distintos en cada espacio
Una vez validadas, las facturas aparecen en Facturas y pueden conciliarse desde Conciliación.