Los contactos permiten que Banktrack entienda quién está detrás de cada movimiento. Cuando están bien configurados, las transacciones y facturas se identifican y relacionan automáticamente, sin intervención manual.
Con los contactos puedes:
Identificar automáticamente transacciones bancarias según el concepto del movimiento
Relacionar facturas con su contacto sin tener que crearlo cada vez
Etiquetar transacciones y facturas de forma automática
Emitir facturas con los datos fiscales ya completados
Prever cobros y pagos en base al comportamiento real de cada contacto
💡 Cuanto antes añadas tus contactos, antes empieza Banktrack a clasificar por ti. Si ya tienes una base en otro sistema, lo más eficiente es importarla al inicio — desde la primera sincronización bancaria, los movimientos pueden quedar asignados automáticamente.
La lista de contactos
Muestra todos tus contactos. Puedes filtrar por tipo (Todos / Empresas / Autónomos / Particulares) y por etiquetas, o usar el buscador para encontrar un contacto por nombre o NIF.
Desde el menú de tres puntos de cada fila puedes editar o eliminar un contacto individualmente.
Si viene de una integración (por ejemplo, Holded), aparece también la opción "Editar en el ERP" para modificarlo en el sistema de origen.
Crear un contacto
Hay tres formas de añadir contactos, según tu situación:
Manualmente — si vas a añadir pocos contactos o casos puntuales.
Importando — si ya tienes una base en Excel o en otro sistema (la opción más rápida para empezar). Consulta Importar contactos.
Desde el escáner — cuando subes una factura de un proveedor nuevo; Banktrack lo detecta y te propone crearlo automáticamente. Consulta Escáner.
Editar un contacto
Haz clic en cualquier contacto para abrirlo. El formulario tiene tres pestañas.
1. General
✨ Clave para la automatización
Palabras clave para asignación automática: son los textos que Banktrack busca en el concepto bancario para reconocer este contacto. Sin palabras clave, las transacciones no se asignan automáticamente. Usa el concepto real que aparece en el banco (no el nombre legal) y añade varias variantes si el banco usa textos distintos. Ejemplo:
COCA COLA,COCACOLA.Etiquetas automáticas: las etiquetas que definas aquí se aplican automáticamente a todas las transacciones y facturas de este contacto.
Nombre: usa el nombre fiscal; es el que aparece en las facturas.
Tipo: Empresa / Autónomo / Particular.
Subtipo: Cliente, Proveedor, Empleado, Inversor, Socio, Entidad pública, Institución financiera.
Página web y nota interna: campos opcionales para uso interno.
2. Datos de facturación
Incluye NIF/CIF, dirección fiscal, email y teléfono.
Cuantos más datos completes, más fácil será:
Emitir facturas correctamente
Que el escáner reconozca automáticamente al contacto
También puedes definir el tipo de documento (NIF, VAT/VIES, pasaporte, etc.), especialmente importante en operaciones internacionales.
3. Valores por defecto
Define lo que Banktrack rellena automáticamente cada vez que creas o escaneas una factura de este contacto:
Cuenta de cobro / Cuenta de pago: en qué cuenta se registran los cobros o pagos. Necesario si filtras por producto bancario en Calendario o Escenarios.
Impuestos de venta / Impuestos de compra: se aplican al crear o escanear una factura.
Plazo de vencimiento: Ninguno, Recepción inmediata, 7, 15, 30, 60 o 90 días
Día de pago del mes: Estimado (basado en el historial) o un día concreto del mes (1–31).
Idioma y moneda: para contactos con los que operas en otro idioma o moneda.
Edición en masa
Al seleccionar varios contactos en la lista aparecen dos acciones:
Fusionar contactos: combina varios registros en uno, manteniendo historial, facturas y etiquetas. Útil cuando tienes el mismo proveedor o cliente dado de alta más de una vez con nombres distintos. ⚠️ La fusión es irreversible.
Eliminar contactos: ℹ️ No es posible eliminar un contacto si se han emitido facturas hacia él desde Banktrack — en ese caso puedes editarlo pero no borrarlo.
Sugerencias de IA
En la barra superior verás un icono con sugerencias pendientes. Banktrack puede proponerte:
Contactos duplicados: detecta registros que parecen el mismo proveedor o cliente con nombres distintos. Puedes revisarlos y decidir si fusionarlos en un único contacto.
Contacto nuevo detectado: aparece cuando el escáner identifica un proveedor en una factura que aún no existe. Puedes aceptarlo para crearlo automáticamente o descartarlo.
Preguntas frecuentes
Palabras clave y asignación automática
¿Puedo añadir varias palabras clave a un mismo contacto?
Sí. El contacto se asignará si coincide cualquiera de ellas.
Ejemplo:
Contacto: Amazon
Conceptos de categorización:
Amazon,AMZN
¿Por qué mis transacciones no se asignan a ningún contacto?
Para que Banktrack relacione una transacción con un contacto, el contacto necesita al menos una palabra clave que coincida con el concepto que aparece en el banco. Si no tiene ninguna, la asignación no se produce.
Para corregirlo:
Busca una transacción de ese proveedor en Transacciones
Copia el concepto exacto que aparece en la columna Concepto
Añádelo en Palabras clave para asignación automática del contacto (Pestaña "General")
ℹ️ En el banco, como el concepto no siempre incluye el nombre legal completo, la asignación se hace por palabras clave. En cambio, las facturas funcionan de forma distinta: se relacionan por CIF o por el nombre completo detectado en el documento.
Etiquetas
¿Puedo asignar varias etiquetas a un mismo contacto?
Sí. Se aplicarán automáticamente a todas sus transacciones y facturas.
¿Si cambio la etiqueta de un contacto se actualiza en las transacciones anteriores?
Sí, la nueva etiqueta se añade también a las transacciones anteriores. Pero no sustituye a las etiquetas que ya tenían — se suma a ellas.
Si quieres reemplazar una etiqueta por otra, usa acciones en masa: ve a Transacciones, filtra por el contacto, selecciona todas las transacciones y edita las etiquetas.
Datos y configuración
¿Para qué sirve la cuenta de cobro/pago?
Define en qué cuenta aparecen las facturas de ese contacto en el Calendario y los Escenarios cuando filtras por producto bancario.
¿Los contactos que vienen de una integración se pueden editar?
Depende de la integración. Consulta Integraciones para ver cómo funciona cada una.
¿Los contactos se crean solos al escanear facturas?
No exactamente. Banktrack los detecta y te los propone, pero siempre requieren tu confirmación.
Para importar contactos en bloque, consulta Importar contactos.