Antes de empezar a emitir, recibir o escanear facturas en Banktrack, te recomendamos revisar la configuración del módulo. Especialmente si:
Estás empezando a usar el Escáner
Quieres recibir facturas por email o mensajería
Trabajas con varios clientes o proveedores
Quieres automatizar el envío o recepción de facturas
Hay dos apartados especialmente importantes que afectan a todos los usuarios: Datos de facturación y Escaneo, recepción y envío de facturas.
Accede desde Facturas → Configuración de facturas [Botón ⚙️].
Datos de facturación
Aquí introduces los datos fiscales y de contacto de tu empresa:
Nombre legal / Razón social
Email
Teléfono
NIF
Dirección fiscal
Estos datos se utilizan para:
Emitir facturas con los datos correctos de tu empresa
Identificar tus facturas automáticamente al escanearlas
Mejorar la conciliación automática de cobros y pagos
⚠️ Si este apartado no está completo, algunas funciones de facturación pueden no funcionar correctamente.
Escaneo, recepción y envío de facturas
Desde este apartado puedes decidir cómo quieres que Banktrack gestione automáticamente las facturas que entran o salen de tu cuenta.
Puedes activar opciones como:
1. Escoger tipo de factura basado en facturas anteriores
Cuando subes una factura al Escáner, Banktrack puede intentar identificar automáticamente si se trata de:
Una factura de venta (cobro) → dinero que esperas recibir de un cliente.
Una factura de compra (pago) → dinero que debes pagar a un proveedor.
Para hacerlo, Banktrack analiza facturas anteriores del mismo contacto y aprende de tu histórico.
Ejemplo: si ya has registrado varias facturas de Proveedor X como facturas de compra, la próxima vez Banktrack propondrá automáticamente ese mismo tipo.
Esto es especialmente útil si recibes muchas facturas repetidas.
2. Recibir email de confirmación al recibir una factura
Si alguien envía una factura a tu dirección de recepción de facturas en Banktrack (la encuentras en Escáner), puedes recibir una confirmación por email.
Esto te ayuda a:
Saber que la factura ha llegado correctamente.
Tener visibilidad si varias personas o proveedores envían documentos.
Evitar revisar manualmente si se ha recibido o no.
3. Enviar una confirmación automática a proveedores
Cuando recibes una factura de un proveedor, Banktrack puede enviar automáticamente un email confirmando que el documento ha sido recibido.
Esto ayuda a:
Evitar llamadas o correos preguntando si la factura ha llegado.
Dar una respuesta rápida al proveedor.
Reducir seguimiento manual.
Ejemplo: un proveedor te envía una factura por email. Banktrack la recibe y le envía automáticamente una confirmación de recepción.
4. Enviar automáticamente las facturas emitidas a clientes
Cuando emites una factura desde Banktrack, puedes hacer que se envíe automáticamente por email al cliente.
Esto evita tener que descargar el PDF y enviarlo manualmente.
⚠️ Esta opción solo funciona si el contacto tiene un email en su ficha.
Si el cliente no tiene email guardado, la factura se creará igualmente, pero no podrá enviarse automáticamente.
Otras configuraciones
El resto de opciones están relacionadas con la emisión de facturas:
Valores por defecto
Series de facturación
Métodos de pago
Configuración de emisión (por ejemplo, VeriFactu)
Puedes configurarlas ahora o hacerlo cuando emitas tu primera factura.
Una vez revisada esta configuración, ya puedes empezar a emitir, recibir o automatizar tus facturas en Banktrack.