Las reglas automáticas detectan condiciones en una transacción y ejecutan acciones automáticamente: etiquetar, asignar un contacto, modificar el concepto, marcar como devolución o ignorar la transacción.
💡 Cómo entender las reglas en 10 segundos - Condiciones → cuándo se activa - Acciones → qué hace - AND / OR → cómo se combinan
Si se cumple la condición, se ejecutan automáticamente las acciones.
Etiquetar cuando no basta con el concepto (también importa el importe, el tipo o la cuenta)
Asignar contactos cuando el mismo concepto puede corresponder a distintos contactos según el contexto
Modificar automáticamente el concepto de una transacción para normalizarlo o hacerlo más descriptivo
Marcar transacciones como devoluciones
Ignorar transacciones que no representan ingresos ni gastos reales, como traspasos entre cuentas propias
Antes de crear una regla, revisa si puedes resolverlo de forma más simple con el contacto o con palabras clave. Las reglas son el último recurso cuando necesitas combinar condiciones o ejecutar acciones más complejas. Ver Cómo automatizar la clasificación de transacciones.
Casos de uso
Lo más común — separar nóminas de otros pagos a empleados Una empresa paga nóminas y también reembolsos de gastos a los mismos empleados. Ambos comparten el nombre del empleado en el concepto, pero los importes son distintos. Se crean dos reglas con la misma condición de concepto y distinta condición de importe: la primera etiqueta con "Nóminas" los pagos superiores a 1.000€, la segunda etiqueta con "Reembolsos" los pagos menores.
Ignorar traspasos entre cuentas propias Una empresa tiene dos cuentas y hace traspasos regulares entre ellas. El concepto siempre contiene "traspaso interno". Se crea una regla que detecta ese concepto y aplica la acción Ignorar transacción. Esas transacciones dejan de distorsionar los informes de pagos y cobros reales.
Normalizar conceptos de un proveedor con formatos variables Un banco muestra el nombre del proveedor de seguros con variaciones ("AXA Seguros", "AXA Generales", "AXA ES"). Se crea una regla con tres bloques OR que cubren las tres variantes y la acción Modificar concepto reemplaza el texto por "AXA Seguros" en todos los casos.
Cómo se usa
Crear una regla tiene dos partes: definir cuándo se activa (condiciones) y qué hace (acciones).
La lista de reglas
La lista muestra todas las reglas configuradas y su estado actual. Cada regla muestra su nombre, una descripción legible de las condiciones configuradas, las etiquetas o acciones que aplica y la fecha de la última ejecución. Desde ahí puedes editar, ejecutar manualmente o eliminar cada regla.
Cada regla tiene un interruptor de activación para pausarla sin eliminarla. El icono de ejecución manual permite lanzar la regla sobre las transacciones existentes sin esperar a que llegue una nueva. La lista incluye una barra de búsqueda para localizar reglas rápidamente.
Crear una regla: condiciones simples
Al crear una regla nueva, defines la condición de activación:
Contenga en su concepto la palabra — se activa cuando el concepto contiene el texto que indiques.
Ingreso — se activa en todas las transacciones de tipo ingreso.
Gasto — se activa en todas las transacciones de tipo gasto.
Personalizado — abre el configurador avanzado para definir condiciones combinadas.
Crear una regla: configurador avanzado
El configurador avanzado se activa al elegir Personalizado. Permite combinar condiciones usando "Y también..." y "O cuando...".
Piensa en cada bloque como una condición independiente. Cada bloque funciona como una regla alternativa completa: - Dentro del bloque → todo debe cumplirse (AND) - Entre bloques → basta con uno (OR)
"Y también..." — todas las condiciones del bloque deben cumplirse a la vez. Los campos disponibles son: Concepto, Descripción, Tipo (ingreso/gasto), Importe y Etiqueta. Puedes restringir la regla a productos bancarios específicos mediante un selector independiente.
ℹ️ Si filtras una regla por productos bancarios específicos, tendrás que actualizarla manualmente cada vez que conectes un banco nuevo. Si no filtras, la regla se aplica automáticamente a cualquier banco que conectes en el futuro.
"O cuando..." — puedes añadir bloques alternativos. La regla se activa si la transacción cumple las condiciones de cualquiera de los bloques.
Ejemplos:
Solo "Y también": Concepto contiene 'nómina' Y también Tipo es Gasto → etiqueta solo los gastos que mencionen nómina, sin afectar a ingresos con ese mismo concepto.
Solo "O cuando": Concepto contiene 'comisión bancaria' O cuando Concepto contiene 'comisión de mantenimiento' → etiqueta ambos con una sola regla, aunque el banco los describa distinto.
Combinado:
Concepto contiene 'seguro' Y también Tipo es Gasto
O cuando Concepto contiene 'póliza' Y también Tipo es Gasto
→ cubre distintas formas en que el banco puede describir el mismo pago.
Acciones disponibles
Puedes combinar varias acciones en una misma regla:
Etiquetar con — asigna una etiqueta o subetiqueta.
Establecer contacto — asigna un contacto del catálogo.
Modificar concepto — añade texto al inicio, al final, o reemplaza el concepto completo.
Modificar descripción — añade o reemplaza el campo de descripción.
Marcar como devolución — señala la transacción como devolución.
Ignorar transacción — excluye la transacción de los informes y del flujo de conciliación. La transacción no se elimina; siempre puedes deshacer esa marca.
Aplicar reglas a transacciones pasadas
Las reglas se aplican automáticamente tanto a transacciones nuevas como a las ya existentes.
El botón "Aplicar retroactivamente" vuelve a aplicar todas las reglas activas sobre todo el historial. También puedes ejecutar una regla concreta de forma individual desde el icono de ejecución manual de cada fila.
Preguntas frecuentes
Cómo funcionan
¿Las reglas se aplican a transacciones antiguas o solo a las nuevas?
A ambas. Si modificas una regla y quieres que los cambios afecten también al historial, usa "Aplicar retroactivamente" para relanzar todas las reglas activas, o el icono de ejecución manual para lanzar una regla concreta.
¿Qué pasa si varias reglas coinciden con la misma transacción?
Todas las reglas que cumplan sus condiciones se aplican. Si varias reglas modifican el mismo campo (por ejemplo, el concepto), el resultado dependerá del orden en que se ejecuten.
¿En qué orden se aplican las reglas?
Las reglas se ejecutan automáticamente cuando se sincronizan las transacciones. Si varias reglas modifican el mismo campo, el resultado final dependerá del orden de ejecución.
¿Qué tiene más prioridad: la regla, el contacto o la palabra clave de la etiqueta?
No hay jerarquía. Todas las automatizaciones se aplican a la vez en el momento en que el banco sincroniza. Si varias se cumplen para la misma transacción, todas se aplican. Esto puede hacer que una transacción tenga varias etiquetas o que el concepto se modifique varias veces.
Por qué no funciona
¿Por qué una regla no se ha aplicado?
Revisa: - Que la condición coincide exactamente (concepto, importe, tipo…) - Que la regla está activa - Que no hay filtros por cuenta que la estén limitando - Que la transacción no haya sido modificada manualmente después
Qué puedes hacer
¿Puedo crear una regla que haga dos cosas a la vez?
Sí. Puedes combinar varias acciones en una misma regla: por ejemplo, establecer el contacto, etiquetar y modificar el concepto al mismo tiempo.
¿Puedo crear una regla solo para un banco específico?
Sí. En el formulario puedes seleccionar a qué productos bancarios se aplica la regla.
¿Las reglas se aplican a facturas o solo a transacciones?
Solo a transacciones bancarias. Las facturas tienen su propia lógica de clasificación a través del contacto y del escáner.
Qué pasa con los datos
¿Qué pasa si una transacción ya tiene etiqueta y la regla le asigna otra?
Se añade la nueva etiqueta — no se sobrescribe la que ya tenía. Una transacción puede tener varias etiquetas asignadas por distintas vías.
¿Las reglas funcionan con transacciones importadas manualmente por CSV?
Sí. Las reglas se aplican también a transacciones importadas desde CSV, igual que a las que llegan por sincronización bancaria.
¿Cuál es la diferencia entre modificar el concepto y modificar la descripción?
El concepto es el texto que llega del banco — es el campo que usan las palabras clave y las reglas para detectar patrones. La descripción es un campo libre de uso interno. Modificar el concepto cambia el texto principal visible de la transacción; modificar la descripción añade una nota interna sin tocarlo.
¿Puedo hacer que los movimientos de una cuenta bancaria concreta no computen en mis totales?
Tienes dos opciones:
Ocultar el producto — desde la configuración del banco, activa "Ocultar este producto". Sus movimientos dejan de aparecer en Transacciones, paneles y escenarios.
Crear una regla de ignorar — crea una regla con la cuenta bancaria como condición y la acción "Ignorar transacción". Los movimientos siguen visibles en Transacciones pero no computan en los informes ni en el flujo de conciliación.
→ Para una visión general de todos los mecanismos de clasificación automática, consulta Cómo automatizar la clasificación de transacciones.