Las reglas automáticas hacen que Banktrack clasifique tus transacciones sin que tengas que hacerlo a mano. Tú decides cuándo se activa una regla y qué hace: poner una etiqueta, asignar un contacto, cambiar el nombre de la transacción, marcarla como devolución o ignorarla.
Accede desde Transacciones > Reglas.
💡 Cómo entender las reglas en 10 segundos:
Las condiciones determinan cuándo se activa una regla.
Las acciones, qué ocurre cuando se activa.
Los operadores AND / OR controlan cómo se combinan las condiciones.
Las reglas son útiles cuando necesitas:
Etiquetar transacciones donde no basta el concepto (también importa el importe, el tipo o la cuenta)
Asignar contactos cuando el mismo concepto puede corresponder a distintas personas según el caso
Modificar automáticamente el concepto o descripción de una transacción para que siempre se muestre igual
Marcar transacciones como devoluciones de forma automática
Ignorar traspasos entre tus propias cuentas para que no distorsionen tus informes
ℹ️ Antes de crear una regla, comprueba si puedes resolver el caso con un contacto o con palabras clave. Las reglas son el recurso para cuando necesitas combinar condiciones o ejecutar acciones más complejas.
Ejemplos de uso
Ignorar traspasos entre tus propias cuentas
Si tienes dos cuentas y mueves dinero entre ellas con frecuencia, ese movimiento aparece como un cobro en una y un pago en la otra, y puede distorsionar tus totales. Si el concepto siempre incluye un texto fijo (por ejemplo, "traspaso interno"), puedes crear una regla que lo detecte y lo ignore. Esas transacciones dejan de contar en los informes.
Separar remesas de devoluciones
Una empresa recibe remesas de clientes y también procesa devoluciones. Ambas pueden aparecer con un concepto similar, pero los importes son distintos. Con dos reglas que usan la misma condición de concepto y distinta condición de importe, la primera etiqueta con "Remesas" los cobros más altos y la segunda etiqueta con "Devoluciones" los importes menores o negativos
Unificar el nombre de un proveedor
Algunos bancos muestran el mismo proveedor con nombres distintos según la operación ("AXA Seguros", "AXA Generales", "AXA ES"). Una regla que detecte las tres variantes puede renombrarlas todas automáticamente al mismo texto.
Cómo se usa
La lista de reglas
Desde Transacciones > Reglas ves todas las reglas que tienes configuradas. Cada una muestra su nombre, un resumen de cuándo se activa, qué hace y la última vez que se ejecutó.
Desde la lista puedes:
Encender o apagar una regla sin eliminarla
Ejecutarla manualmente sobre transacciones que ya tienes
Editarla o eliminarla
Buscar una regla por nombre con la barra de búsqueda
Crear una regla: opciones básicas
Al crear una regla nueva eliges el punto de partida:
El nombre de la transacción contiene...: se activa cuando el concepto incluye el texto que escribas
Es un cobro: se activa en todas las transacciones de tipo ingreso
Es un pago: se activa en todas las transacciones de tipo gasto
Personalizado: abre el modo avanzado para combinar varias condiciones
Crear una regla: modo avanzado
El modo avanzado te permite combinar condiciones con Y también y O cuando.
Y también → todas las condiciones se deben cumplir a la vez
O cuando → añade una alternativa; la regla se activa si se cumple cualquiera de los bloques
Los campos que puedes usar como condición son: el nombre de la transacción, la descripción, si es un cobro o un pago, el importe y la etiqueta. También puedes limitar la regla a una cuenta bancaria concreta.
ℹ️ Si limitas la regla a cuentas específicas, tendrás que actualizarla cada vez que conectes un banco nuevo. Sin ese filtro, se aplica automáticamente a cualquier cuenta que añadas en el futuro.
Ejemplos:
Solo Y: El nombre contiene "nómina" Y también es un pago → etiqueta solo los pagos con ese nombre, sin tocar los cobros.
Solo O: El nombre contiene "comisión bancaria" O cuando contiene "comisión de mantenimiento" → una sola regla cubre las dos variantes.
Combinado: El nombre contiene "seguro" Y también es un pago O cuando el nombre contiene "póliza" Y también es un pago → cubre las distintas formas en que el banco puede describir el mismo recibo.
Qué puede hacer una regla
Puedes combinar varias acciones en una misma regla:
Acción | Qué hace |
Poner una etiqueta | Asigna una etiqueta y/o subetiqueta a la transacción |
Asignar un contacto | Vincula la transacción a un contacto de tu catálogo |
Cambiar el nombre | Añade texto al principio, al final, o reemplaza el nombre completo |
Cambiar la descripción | Añade o reemplaza la nota interna de la transacción |
Marcar como devolución | Señala la transacción como devolución |
Ignorar la transacción | La excluye de los informes y de la conciliación. La transacción sigue ahí; puedes deshacer la marca cuando quieras. |
Aplicar reglas a transacciones anteriores
Las reglas se aplican automáticamente a todas las transacciones visibles.
El botón Aplicar retroactivamente relanza todas las reglas activas sobre todo tu historial. Si solo quieres relanzar una en concreto, usa el icono de ejecución manual de esa fila.
Preguntas frecuentes
Cómo funcionan
¿Las reglas se aplican solo a transacciones nuevas?
No, también a las que ya tienes. Para aplicar los cambios al historial, usa Aplicar retroactivamente o el botón de ejecución manual de la regla.
¿Qué pasa si varias reglas encajan con la misma transacción?
Se aplican todas. Si varias modifican el mismo campo (por ejemplo, el nombre), el resultado dependerá del orden en que se ejecuten.
¿Hay alguna prioridad entre reglas, contactos y palabras clave?
No. Todo se aplica a la vez cuando el banco sincroniza. Si varias condiciones se cumplen para la misma transacción, todas actúan, lo que puede dar lugar a varias etiquetas o a que el nombre cambie más de una vez.
Por qué no funciona
¿Por qué una regla no se ha aplicado a una transacción? Comprueba que:
El texto de la condición coincide exactamente con el de la transacción
La regla está activada
No tienes un filtro por cuenta que la esté limitando
La transacción no se ha editado manualmente después
Qué puedes hacer
¿Puedo hacer que una regla ejecute varias cosas a la vez?
Sí. Puedes combinar acciones: por ejemplo, asignar un contacto, poner una etiqueta y cambiar el nombre en una sola regla.
¿Puedo aplicar una regla solo a una cuenta bancaria concreta?
Sí. Al crear o editar la regla puedes elegir a qué cuentas se aplica.
¿Funciona también con transacciones importadas desde un archivo?
Sí. Las reglas se aplican igual a transacciones importadas por CSV que a las que llegan por sincronización bancaria.
¿Las reglas afectan también a las facturas?
No. Las reglas solo actúan sobre transacciones bancarias. Las facturas tienen su propia forma de clasificarse a través del contacto y del escáner.
Sobre los datos
¿Qué pasa si una transacción ya tiene etiqueta y la regla le pone otra?
Se añade la nueva sin borrar la anterior. Una transacción puede tener varias etiquetas a la vez.
¿Cuál es la diferencia entre cambiar el nombre y cambiar la descripción?
El nombre es el texto que llega del banco. Es lo que usan las reglas y las palabras clave para detectar patrones. La descripción es un campo de notas internas. Cambiar el nombre modifica el texto principal que ves en la transacción; cambiar la descripción añade una nota sin tocarlo.
¿Puedo hacer que los movimientos de una cuenta no cuenten en mis totales? Tienes dos opciones:
Ocultar la cuenta: desde la configuración del banco, activa Ocultar este producto. Sus movimientos dejan de aparecer en Transacciones, paneles y escenarios.
Crear una regla de ignorar: con esa cuenta como condición y la acción Ignorar transacción. Los movimientos siguen visibles en Transacciones pero no cuentan en los informes ni en la conciliación.