Conciliar es vincular una transacción bancaria con la factura que la documenta — es decir, decirle a Banktrack "este pago que veo en el banco corresponde a esta factura". Con ello puedes:
Saber exactamente qué facturas están cobradas, pagadas o pendientes
Conectar el dinero real del banco con los documentos que lo justifican
Preparar la información para impuestos y gestoría con datos fiables
Detectar facturas sin cobrar o pagos sin documentar
Cuando concilias: la factura pasa a "Cobrado" (venta) o "Pagado" (compra), y la transacción pasa a "Conciliada".
ℹ️ Tipos de factura conciliables: ordinarias, rectificativas, simplificadas y simplificadas rectificativas. Presupuestos, proformas y albaranes no son conciliables.
Cuándo conciliar
Cada operación debería acabar en uno de estos casos:
Situación | Acción |
Transacción + Factura | Conciliación completa |
Transacción sin factura | "Conciliar sin factura" |
Factura sin transacción | "Conciliar sin transacción" o "+ Añadir transacción manual" |
Úsalo al cerrar el mes o trimestre, para saber qué facturas están pendientes, o cuando recibes o haces un pago y quieres dejarlo registrado. No es necesario al empezar — empieza a usarlo cuando trabajes con facturas reales.
Casos de uso
Volumen de facturas acumuladas — usar la IA A final de mes hay 30 transacciones sin conciliar. Pulsas "Conciliar con IA", Banktrack propone los emparejamientos basándose en importe, fecha, contacto e historial, y los confirmas uno a uno. En minutos la lista de pendientes queda limpia.
Una factura pagada en dos plazos Recibes el pago de una factura en dos transferencias distintas. Entras en el panel manual, haces clic en la factura, seleccionas las dos transacciones con el checkbox y confirmas. Banktrack las vincula a la misma factura y refleja el importe correcto.
Pago en efectivo sin transacción bancaria Cobras en mano una factura pequeña. Usas "Conciliar sin transacción" para marcarla como pagada, o añades una transacción manual si quieres dejar registro del movimiento.
Cómo conciliar
Paso 1: elegir perspectiva
Transacción → Factura (por defecto): empiezas por los movimientos del banco y buscas la factura que documenta cada uno.
Factura → Transacción: pulsa Intercambiar para empezar por las facturas y buscar su pago.
Paso 2: elegir cómo
Con IA — cuando tienes varios casos claros acumulados. La IA propone, tú confirmas.
Manual — cuando hay descuadres, pagos parciales o relaciones más complejas.
Paso 3: ejecutar
Con IA 1. Haz clic en "Conciliar con IA". 2. Banktrack analiza los pendientes y propone emparejamientos (importe, fecha, contacto, histórico). 3. Revisa cada sugerencia — puedes ver la explicación al pasar el cursor. 4. Pulsa Conciliar para aceptar o Rechazar para descartarla.
ℹ️ Las sugerencias no se aplican solas. Tú confirmas cada emparejamiento antes de que se registre.
Manual 1. Haz clic en la transacción o factura. 2. Se abre el panel avanzado. La cabecera muestra tres valores: - TOTAL — importe total de la factura o transacción. - ASIGNADO — lo que ya has vinculado. - DIFERENCIA — lo que falta por cubrir. 3. Si hay sugerencias, revísalas. Si no, usa el Buscador avanzado. 4. Selecciona con el checkbox una o varias operaciones a asociar. 5. Pulsa Conciliar.
Importes que no coinciden
El botón "Conciliar" aparece en naranja cuando hay diferencia.
Diferencia pequeña y esperada → "Conciliar igualmente" (comisiones, redondeos).
Falta parte del pago → "Dejar pendiente". La relación queda guardada a la espera del siguiente importe.
Transacciones sin factura
Para movimientos que no tienen —ni van a tener— una factura asociada (nóminas, comisiones bancarias, traspasos entre cuentas), usa "Conciliar sin factura" en la fila de la transacción. La transacción sale de la lista de pendientes y sigue computando en los análisis. Es una acción manual — la IA no la sugiere.
Deshacer una conciliación
Puedes hacerlo desde tres sitios: - Pestaña Conciliadas — haz clic en el par que quieres deshacer y selecciona "Deshacer conciliación". - Detalle de la transacción — botón "Eliminar conciliación" en Transacción > Datos. - Detalle de la factura — botón "Eliminar conciliación" en Factura > Datos.
En los tres casos, facturas y transacciones vuelven a pendientes automáticamente.
Preguntas frecuentes
Casos especiales
¿Cómo concilio una factura rectificativa?
La conciliación depende de si el cliente ya había pagado cuando emites la rectificativa.
El cliente no había pagado: el cliente paga solo la diferencia. Concilia ambas facturas (original + rectificativa) contra ese único movimiento bancario.
El cliente ya había pagado y devuelves el dinero: tendrás dos movimientos en banco. Concilia la factura original con el cobro y la rectificativa con la devolución.
El cliente ya había pagado y no hay devolución: puedes conciliar ambas facturas (original + rectificativa) contra el mismo movimiento bancario original.
ℹ️ En Banktrack, las facturas se compensan a través de los movimientos bancarios, no entre sí.
¿Cuál es la diferencia entre "Conciliar sin factura" y "Conciliar sin transacción"?
Son lo mismo pero en sentido contrario: - "Conciliar sin factura" — actúa sobre una transacción: la marca como procesada aunque no tenga factura. Para nóminas, comisiones bancarias, traspasos o cualquier movimiento que no genera documento. - "Conciliar sin transacción" — actúa sobre una factura: la marca como pagada aunque no haya transacción bancaria. Para pagos en efectivo o externos sin registro bancario. Es una acción manual — la IA no la sugiere.
¿Puedo conciliar una factura con varias transacciones?
Sí. En el panel manual, selecciona varias transacciones con el checkbox — útil cuando una factura se pagó en dos o tres plazos. Lo mismo funciona al revés: una transacción vinculada a varias facturas.
¿Tengo que conciliar todas las transacciones?
No. Solo las que tienen una factura asociada. Para el resto — nóminas, comisiones, traspasos — usa "Conciliar sin factura" para sacarlas de la lista de pendientes.
La IA
¿La IA aprende de mis conciliaciones anteriores?
Sí. Cuantas más conciliaciones hayas hecho, más acertadas serán las sugerencias. Al principio puede proponer menos emparejamientos — es normal.
¿Puedo crear reglas automáticas de conciliación?
No. "Conciliar con IA" propone los emparejamientos y tú los confirmas uno a uno — nada se aplica de forma automática.
Datos y dudas generales
¿Se duplica el dinero al tener factura y transacción?
No. Las facturas y las transacciones son registros independientes — no se interfieren. Cuando concilias las vinculas, pero el importe solo aparece una vez en tus análisis.
¿Puedo conciliar facturas de meses anteriores?
Sí, sin límite de fecha.
No encuentro la transacción / La IA no sugiere emparejamientos
Si no encuentras la transacción, probablemente ya está conciliada — revisa los filtros de fecha y cuenta. Si la IA no sugiere, es que no encuentra coincidencias razonables; en ese caso concilia manualmente.
Una vez conciliadas, las facturas quedan reflejadas correctamente en Impuestos y en los paneles de tesorería.